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コラム40 そうだったのか?「帳票」の役割!! 私の「帳票」論 2012.7.13


最近、社内で「帳票」の整備!だとか、「帳票」の確認!だとか、オペレーションに関連する場面で、気がつくと「帳票」という言葉を使っている自分を発見します。

まだまだ「個人商店」の集合体的社内風土を色濃く(もちろん、一時よりも格段に薄くなった事は紛れもない事実ですが)有している我が社そして私達にとって、「帳票」の整備は色んな意味合いを有しています。



1.

「個人商店」の徹底的な破壊
上記のように「個人商店」化している仕事の進め方、即ち、「属人主義」を根本から崩して「チーム化」「属機能主義」を立ち上げるには、「帳票」の整備が格好の手段です。
宅配便の伝票も立派な帳票ですが、当然ながら、宅急便ドライバーさんが変わる度にその様式が変わることは有り得ませんよね。
誰がやっても、担当者が変わっても、同じ様式・同じ種類のデータがやりとりされる、これこそ「帳票」の効能、最も大きな利点です。


2.

チーム内でやりとりする情報
個人ではなくチームで仕事に臨むわけですから、チーム内で同じ情報を元にして、持ち場持ち場で業務と真っ向勝負する必要があります。
その際の情報のよりどころは、個人の勘でもなく、個人の丸秘メモでもありません。「帳票」です。(声を大にして言いたい!!!)
宅配便の伝票を例に取ると、それは複写式になっていますから、その写しをそのまま経理部門や運輸部門に手渡しすることで、何の苦労も無く情報を共有化できますよね。


3.

業務のアウトプット
チーム内の役割分担が不明確だとか、業務の担当者が不在の場合はどうするか?などと言った「混乱」は現場でよく見かける風景ですが、その解決策が、「帳票を業務のアウトプットに規定してしまう」という方法です。
すなわち、「帳票」を作成する人がその役割の担当者です。
少々乱暴ですが、この効果はてきめんです。
「帳票」には、3枠の捺印場所を設けてもらうと更に素晴らしくなり、一番右がこの業務の担当者、次がその上位者(担当者不在の場合は対応窓口)、そして、一番左が業務責任者です。


4.

アウトプットは誰かのインプット
「帳票」で忘れてならないのが、あて先。
その宛先がきちんと明記されているかどうか、きちんと確認しましょう。
そして、その「帳票」の記入作成が終了したら、まるでリレーのバトンのように、その「帳票」を手渡しましょう。
私のアウトプットは貴方のインプット。 その気持ちを忘れずに。


5.

後工程はお客様
さて、4. まで到達できたら、ようやく、「後工程はお客様」の心境が理解できるものと思います。
サッカーのパスも同じ。
受け手が止めやすいように、追いつけるように、ダイレクトでシュートできるように、丁寧なパス交換をすることからゴールは生まれます。


6.

そしてISO9001
「後工程はお客様」は品質管理の真髄です。
“品質管理、QCサークルなどの日本型品質管理がスタートしたのは、50年前の雑誌「現場とQC」創刊から”という日経新聞の記事を引くまでも無く、「後工程はお客様」を実現・維持・継続するためには、ISO9001の品質マニュアルにしっかり明確に位置づけて、歯止めとしましょう。



2012年7月

代表取締役社長 清水 明

Dear customers;



Recently, I found myself in speaking and shouting the word “Tyou-Hyou” (“Form” in English) at the front of business operation.

As you might know, although my colleagues have been urging to try to sweep out original corporate culture of “Kojin-Shouten” (“Independent in-house shop owner inside the company” in English, however, I have to admit that such old-fashioned atmosphere is still remaining somewhere inside the company.
Then, in this connection, I strongly believe that installment of “Tyou-Hyou” has many meanings and contribution towards Japan Agribio.



1.

Total destruction of “Kojin-Shouten” operation
I think that in other words, “Kojin-Shouten” is totally individual person oriented operation without any transparency.
In order to achieve efficient and effective operation system inside the company, we have to change the operational flow from individual person oriented to team and function oriented.
Using the same “Tyou-Hyou” can be regarded as the memorable first step to get rid off individual person oriented operation.


2.

Sharing the same information/ data among team members
I believe that we have to fight and complete our task in cooperation with each other as team members sharing the same data / information.
This activity shall be proceeded based on not individual secrete memo / note, but data / information in the same format.


3.

Out-put from the operation
One possible and useful solution to improve your operation efficiency without any internal trouble can be to implement “Tyou-Hyou” system as a tool in order to define of each function of your team members.
If we can make some space to execute signature onto the “Tyou-Hyou”, it would become much better and it is also clear for everyone who is responsible for this function.


4.

Your out-put is somebody’s input
We should not forget that it is essential to put the “Address” in the “Tyou-Hyou”.
After filling in required data onto the “Tyou-Hyou”, we have to make smooth baton tough by means of “Tyou-Hyou”.


5.

Next process is your customers


6.

ISO9001
We are now coming back to the splits of QC-circle which started in Japan more than 50 years ago,
As you may remember, QC-circle used to be the engine and origine of remarkable quality improvement of Japanese industry after the WW2.




With Best Regards,

Akira Shimizu

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